Formålet med herværende personvernpolicy er å dokumentere hvordan Folk AS ivaretar sin rolle som behandlingsansvarlig av personopplysninger, samt at dette skjer i henhold til de krav som gjeldende lovverk fastsetter.
Folk AS er behandlingsansvarlig for alle de personopplysninger vi registrerer og behandler, hovedsakelig knyttet til følgende
personkategorier:
Folk er databehandlere for personopplysninger vi registrerer og behandler, hovedsakelig knyttet til følgende personkategorier:
Vi registrerer og behandler følgende personopplysninger:
Hvis du søker på en stilling hos oss, kan vi også samle inn følgende personopplysninger:
Når du har fått status som Ansatt vil vi også samle inn følgende informasjon
Sensitive personopplysninger
Behandling av sensitive personopplysninger – ref. Personvernforordningen artikkel 9:
Behandling av personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, overbevisning eller
fagforeningsmedlemskap, samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig
identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle
orientering, er forbudt.
Nr. 1 får ikke anvendelse dersom et av følgende vilkår er oppfylt:
a) Den registrerte har gitt uttrykkelig samtykke til behandling av slike personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål,
unntatt dersom det i unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett er fastsatt at den registrerte ikke kan oppheve forbudet
nevnt i nr. 1.
b) Behandlingen er nødvendig for at den behandlingsansvarlige eller den registrerte skal kunne oppfylle sine forpliktelser og
utøve sine særlige rettigheter på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett i den grad dette er tillatt i henhold til unionsretten
eller medlemsstatenes nasjonale rett, eller en tariffavtale i henhold til medlemsstatenes nasjonale rett som gir nødvendige
garantier for den registreres grunnleggende rettigheter og interesser.
Vi oppfordrer alle søkere/ansatte til å gjennomgå cv, søknader og eventuell annen dokumentasjon som er lastet opp i
Recruitment Manager (RM), og fjerne sensitive personopplysninger som ikke er nødvendige for å søke stilling hos Folk.
Sensitive personopplysninger som du selv har opplyst til Folk AS, kan bli benyttet ovenfor kunder i forbindelse med jobbsøk og
oppdrag. Dette samtykker du til ved å hake av for at du har lest og godtatt Brukervilkår og Personvernpolicy når du oppretter din
profil i Recruitment Manager.
Dersom det gjelder sensitive opplysninger utover det du selv har delt med Folk i din profil, skal det innhentes eget samtykke for slike opplysninger.
Personopplysninger som registreres og senere behandles av oss henter vi fra to kilder:
Dette er personopplysninger som du selv konkret velger å registrere hos oss. Dette kan skje direkte i våre on-line rekrutteringssystemer eller pr. telefon, pr. post, pr. epost og på personlige møter som deretter av oss vil kunne bli registrert i våre rekrutterings- og personalsystemer.
Når du besøker nettstedene våre, kan vi samle inn visse opplysninger automatisk via «cookies» (informasjonskapsler), «web beacon» (nettsignaler) og logger for webtjenere. Informasjon som eventuelt samles inn på denne måten kan omfatte IP-adresse, unik identifikator for enhet, egenskaper for nettleser, egenskaper for enhet, operativsystem, språkinnstillinger, henvisende URL-adresser, informasjon om utførte handlinger på våre nettsteder, dato og klokkeslett for besøk på våre nettsteder og annen bruksstatistikk.
Personopplysninger som er oppgitt direkte av angjeldende personer anvendes for følgende formål:
Hvis du er en medarbeider eller søker på en stilling vil vi i tillegg bruke informasjonen som er beskrevet ovenfor i forbindelse med følgende:
Personopplysninger som registreres indirekte og automatisk anvendes for følgende formål:
I den grad vi samler inn og/eller ønsker å bruke personopplysninger på andre måter enn nevnt ovenfor, vil vi informere om dette
særskilt, og hvis loven krever det, innhente ditt personlige samtykke.
Vi deler ingen personopplysninger med 3.part utover det som fremgår nedenfor.
Vi deler personopplysninger med 3.part dersom 3.part, iht. våre instrukser, skal utføre tjenester knyttet til vår avtale med deg, eksempelvis deling med våre kunder som kan ha ledige jobbmuligheter eller dersom de er interessert i å evaluere deg i forbindelse med ansettelse, deling med våre leverandører i forbindelse med verifisering av CV, samt lønns- og økonomisystemer.
Vi gjør oppmerksom på at i den grad vi av ovennevnte grunner deler dine personopplysninger med kunder lokalisert i andre land, kan slike kunder være underlagt personvernlovgivning som avviker fra den norske.
Vi kan også etter loven være forpliktet til å oppgi dine personopplysninger til norske lovmyndigheter eller andre norske statlige instanser. Det samme gjelder dersom vi mener dette er nødvendig eller riktig for å forhindre fysisk skade, økonomisk tap, eller i forbindelse med mistanke om ulovlig aktivitet.
Vi forbeholder oss retten til å overføre dine personopplysninger til annen juridisk person i tilfelle vi omorganiserer, selger, terminerer eller overfører hele eller en del av vår virksomhet. Vi forplikter oss i så fall å innhente dokumentasjon på at overtagende juridiske person forplikter seg til å møte personvernkravene etter norsk lov.
Vi opprettholder administrative, tekniske og fysiske sikkerhetstiltak som er utviklet for å beskytte personopplysninger du oppgir mot tilfeldig, ulovlig eller uautorisert sletting, tap, endring, tilgang, fremlegging eller bruk.
Vi har inngått Databehandleravtale med våre leverandører av IT-systemer.
Vi har tilgangsmatriser for å sikre at kun de som trenger det har tilgang til våre systemer.
Vi har gode interne rutiner for sikker behandling av personopplysninger, samt for retting og sletting av opplysninger.
Dataoppdrag AS drifter og vedlikeholder vårt sky-system. For å sikre registrerte personopplysninger behandles i samsvar med herværende personvernpolicy og loven for øvrig, gir Dataoppdrag kun tilgangsrettigheter til ansatte som trenger tilgang for å kunne levere avtalte tjenester. Ansatte med tilgangsrettigheter er også underlagt interne rutiner for behandling av personopplysninger, og samtlige ansatte hos Dataoppdrag har undertegnet konfidensialitetserklæringer.
Du har rett til å få adgang til, oppdatere, korrigere og slette dine personopplysninger i overensstemmelse med Lov om behandling av personopplysninger.
Du kan selv gjøre rettelser eller slette hele din profil i Recruitment Manager frem til du får status som «Ansatt» i systemet.
Når du har fått status som «Ansatt», så kan du gå inn og rette eller slette alt du selv har registrert og lastet opp. Dette kan du gjøre uten å involvere/forespørre Folk. Resten av ansattprofilen vil inneholde dokumentasjon som lønnshistorikk, arbeidskontrakt, stillingsinstruks for de jobber du har utført som ansatt hos Folk AS, og blir beholdt i inntil 5 år etter siste lønnsutbetaling pga Regnskapsloven og bedriftens behov for historikk.
Deretter blir hele din profil slettet.
Dersom din profil i vårt kandidatsystem Recruitment Manager, har vært passiv i 12 måneder, vil du motta et varsel om sletting. Varselet mottar du 4 uker før sletting utføres. For å unngå sletting, må du logge inn på profilen innen fristen, slik at aktivitet registreres. Du også selv slette din profil.
Ved å kontakte oss kan du til enhver tid ivareta dine personverninteresser og eksempelvis be om:
Ved å kontakte oss kan du også, innenfor de valgmuligheter vi tilbyr, selv velge:
For slike henvendelser:
Mail til ansvarlige for GDPR i Folk: Ida Marie Lien ida@folkas.com / Tone Hundvin tone@folkas.com
Eller send mail til din kontaktperson i Folk.
Du kan også ringe oss på telefon 55198070.
Herværende personvernpolicy oppdateres i den grad dette følger av loven eller endringer i vår personvernpraksis. Ved vesentlige endringer vil vi varsle deg ved å legge ut en tydelig merknad på våre nettsteder.
